Casa comum no alto de um prédio!

Seu objetivo não é fazer um sistema

Imagine que depois de anos de dedicação você vai finalmente construir a casa dos sonhos para sua família. Você contrata um arquiteto e na primeira reunião de projeto, apresenta seu objetivo: “construir uma casa”. Você ficaria satisfeito com uma casa com apenas um quarto, tendo dois filhos?

O mesmo ocorre com muita frequência no desenvolvimento de software, com clientes desejando “desenvolver um software de CRM”. Então um simples cadastro de clientes se encaixa na descrição, uma vez que não foram passadas as expectativas? De fato, seu objetivo nunca deverá ser “fazer um sistema”.

Casa comum no alto de um prédio!
“Quero uma casa no alto!”

Voltando ao exemplo da casa, uma maneira de tentar corrigir é dizer para o seu arquiteto as “funcionalidades” que você quer em sua casa, como uma piscina, sala para festas/jogos, escritório, área verde pra seus filhos, espaço para cães ou gatos, e etc. Mas perceba que estes itens ainda dependem da interpretação do arquiteto, que pode entender que por piscina, uma de plástico seja suficiente, enquanto pretendia praticar natação matinal; ou criar um salão de festas ocupando 90% do espaço construído, enquanto sua ideia era apenas poder reunir um pequeno grupo de amigos aos finais de semana. Apesar de darmos alguns passos rumo ao entendimento do que pretendemos, ainda corremos alto risco de não termos a casa dos sonhos.

Pra aumentar definitivamente as chances desta casa dar certo, você precisa descrever ao arquiteto o que é uma casa ideal pra você e sua família, relatando aquilo que você espera ter como benefícios no usufruto da mesma. Se você quer uma piscina, qual seria o motivo dela existir: praticar natação diariamente; ou refrescar-se no verão? Estas questões fornecem uma visão bem mais objetiva para o planejamento atender as expectativas da “casa dos sonhos”.

Voltando ao software, não basta descrever que você quer manter um cadastro de clientes, pois novamente a equipe de execução pode entender que apenas nome, endereços e telefones são suficientes, sendo que você precisa de muito mais (ou menos). É preciso descrever quais os benefícios que você espera usufruir daquilo que será desenvolvido, só assim a equipe responsável terá diretrizes precisas do que precisa ser construído. No caso do CRM, o que você poderia esperar seria aumentar a taxa de retorno de clientes. Nesse caso, a equipe poderia criar uma funcionalidade com histórico dos pedidos, para poder oferecer atendimento personalizado nas próximas compras, ou enviar avisos de descontos em itens comprados com frequência.

Sendo assim, ao iniciar um novo projeto, cuidado para não definir objetivos que não sejam capazes de transmitir a equipe de projeto o que realmente se deseja alcançar, e verá um aumento significativo nas chances de ter o produto certo no final da empreitada.

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O sedentário e a lenda do transporte público

O sedentário

Apesar de ter tido, desde a infância até bem depois do fim adolescência, uma vida ativa em relação a exercícios (jogava futebol, volei, pedalava, …), fato é que nos últimos 5 anos a realidade era outra. Não jogava futebol com a mesma frequẽncia, o grupo do volei parou e a infinidade de jogos online eram sempre mais atraentes que correr ou ir à academia.

Mas nunca me importei tanto em caminhar. Ia almoçar em locais afastados até 1km do trabalho (a pé). Problema é que sempre que me “aventurava”, sentia o peso do sedentarismo: pés doendo, a barriga pesando, o cansaço demorando pra passar. Cada vez pior.

Acordei para o sedentarismo. Parei de pagar o estacionamento e passei a estacionar o carro a aproximadamente 700m de onde trabalhava. Além de economizar e evitar os flanelinhas e a falta de estacionamento do centro, me forcei a fazer 1,5km de caminhada todo dia – no mínimo, pois reuniões no cliente eram frequentes. Trabalhar de terno e gravata nesta época era um problema.

Troquei de emprego e um estacionamento próprio da empresa me afastou desta rotina.

A lenda do transporte público

Nos últimos 10 anos, sempre andei de carro. Foi meu único meio de transporte diário todo este tempo, e sempre acreditei e difundi a lenda do transporte público: “Transporte público não presta!“.

Nossa cultura nos leva a crer que um dos fatores de sucesso na vida é ter um carro. E a consequẽncia dela são números impressionantes como os do Distrito Federal, onde, com dados de Janeiro/2014, existe 1 carro para cada 2 habitantes, e mais de 1 carro por habilitado a dirigir.

Parado no trânsito diversas vezes, percebi também outra estatística, de que a grande maioria dos carros é ocupada apenas pelo motorista (em uma contagem minha, não-científica, pouco mais de 80%); em outros casos com um passageiro; muito raramente com 3 pessoas ou mais.

Trechos que sem trânsito eu demoraria entre 15 e 20 minutos, estavam ocupando até 1h30 em dias de caos. Significa que nestes dias, eu poderia perder até TRÊS HORAS do meu tempo atrás do volante. E tenho certeza que este é o tempo comum em outras cidades (ê São Paulo).

Mas o que fazer se “o transporte público não presta!” Não presta?!

Desconstruindo a lenda

Desde quando passei a estacionar o carro mais afastado do trabalho, tinha a ideia de deixar o carro em casa. Preço de gasolina subindo, trânsito insuportável (stress), contribuição pra emissão de carbono e, claro, o sedentarismo crescente me mostravam que deveria fazer minha parte e mudar a rotina. Mas era muito cômodo andar da porta de casa até o carro na garagem, e do carro no estacionamento do trabalho até o elevador. Até que um certo aumento nos combustíveis serviu de gatilho pra tirar a ideia do papel.

Ônibus vazio
Ônibus vazio

Acordei um pouco mais cedo, me vesti de forma um pouco mais confortável (trabalhar de terno em país tropical é assunto pra outro post) e saí rumo ao ponto de ônibus, deixando o carro na garagem. Não são nem 150m de caminhada. Cheguei no ponto (ou parada, pros brasilienses) praticamente junto com o ônibus. Saquei da minha mochila um livro e 50 minutos depois desci na parada mais próxima do trabalho, outros ~700m de caminhada e pronto (pra quem conhece brasília, da W3 até as 900)!

Poderia ter sido sorte de principiante, mas passados dois meses nesta rotina, não me lembro de ter esperado mais de 10 minutos por um ônibus. Além disso, o percurso, antes improdutivo, tornou-se um período de leitura útil.

Parece que as lendas não eram verdadeiras; e nem falei ainda das alternativas. Se ouço no jornal da manhã (radio ou tv) sobre trânsito intenso, posso pegar um ônibus e fazer integração com o metrô. Pago apenas a diferença da passagem (1 real). Desço em um ponto um pouco mais distante do trabalho (1,5km), é verdade, mas aqui também tenho outra alternativa, que é utilizar as “bicicletas do Itaú” (não estou recebendo pela propaganda, ainda). Por 10 reais por ano, posso retirar uma bicicleta na estação do metrô e devolvê-la a apenas 50m do trabalho.

É verdade que já peguei ônibus e metrôs lotados neste período. Greves de rodoviários e problemas no metrô dificultam, mas não impossibilitam o uso do transporte. Mas lembre-se que, nestes dias de caos, provavelmente as pessoas perderam 1h30 sozinho dentro do seu carro. Todas as vezes estava bem acompanhado por um livro.

Conclusões

Como disse, passados dois meses desde que incluí o transporte público na minha rotina pude chegar a conclusão de que pra mim é viável, e consegui convencer alguns colegas de trabalho. Outros continuam crentes à lenda, mas rebato seus argumentos da seguinte forma:

– “Tenho de andar muito“: é lenda. Se eu utilizar apenas ônibus, vou caminhar 850m no total (chute pra cima, pois o Google Maps desconsidera caminhos melhores). Talvez você não more/trabalhe tão perto do ponto, mas sejamos sinceros, 1km de caminhada não é nada. Tente!

– “Ônibus velhos“: pra Brasília, é lenda. Sim, muitos rangeres de motor e suspensões, mas nunca peguei um quebrado. Alguns tem até a televisão funcionando (sem passar nada útil, um desperdício), outros ar-condicionado, cadeiras acolchoadas. No geral, confortável o suficiente.

– “Ônibus lotados“: meia-verdade. A maioria está cheio, já peguei alguns lotados (do tipo que para e você não sabe como as pessoas vão entrar), mas já fiz percursos praticamente sozinho também (como o dia desta foto), e foi em horário próximo ao de pico. Então varia bastante. Se você tem um pouco de flexibilidade de horário no trabalho, fica mais fácil evitar. Também se aplica ao metrô, que geralmente está tranquilo.

– “Trânsito selvagem para bicicletas“: Comecei pedalando essencialmente nas calçadas. Depois comecei a fazer alguns trechos dividindo espaço com os carros nas ruas, e ainda não percebi nada disso. Ainda não levei “finas educativas”, nunca fui ofendido por estar na rua. Alias, convenhamos que não faz o menor sentido motoristas de carro odiarem os ciclistas: +bicicletas = -carros = -trânsito.

Claro que não existe verdade absoluta. Moro em Brasília, em um bairro menos populoso e entendo que em outros o transporte pode ser melhor ou pior. Entendo também pessoas que precisam buscar os filhos ou resolver problemas. Mas se nos casos viáveis evitarmos usar o carro, todos ganham um trânsito melhor.

TL;DR: Crie oportunidades para exercitar-se, mesmo que sejam pequenas caminhadas diárias. Esqueça os mitos e as lendas, você não descobrirá a viabilidade de utilizar meios alternativos de transporte se não tentar.

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Project Vision Canvas

Documento/Canvas de Visão de projeto

O Lean Canvas é um artefato com origem no Business Model Canvas, e nasceu com o propósito de orientar a criação evolutiva de um produto para determinado segmento de mercado, utilizado principalmente no contexto de startups enxutas (lean). Com um método particular para preenchimento, desenvolvido por Ash Maurya, o artefato facilita o preenchimento, conectando cada quadrante e estimulando o preenchimento dos demais e o surgimento de ideias, em que obtive ótimos resultados através de dinâmicas em grupo (brainstorming).

O problema do Lean Canvas é que em determinados contextos, como desenvolvimento de softwares internos dentro de uma empresa, informações como as relacionadas a “segmento de mercado” perdem relevância, e acabam por inviabilizar o uso da ferramenta.

Com o objetivo de beneficiar-me dos benefícios do Canvas nestes tipos de projetos, surgiu então a ideia de adaptar os quadrantes do Lean Canvas para formular um Documento de Visão dentro deste formato.

O documento de visão do projeto nasceu ainda na análise estruturada de software, para fornecer uma visão inicial do projeto do sistema a ser construído e orientar todos os envolvidos a trabalhar para um mesmo fim. Para os mais familiarizados com o Guia PMBOK(r), seu equivalente em projetos seria o Termo de Abertura, que também orienta a execução.

Nasceu assim uma primeira versão do “Canvas de Visão do Projeto”:

Project Vision Canvas

Os quadrantes Problemas e Soluções foram mantidos. Afinal, todo software pretende resolver algum problema. :)

O quadrante Métricas Chave cedeu espaço nesta versão inicial para o Não escopo. Apesar de não ser um conceito muito utilizado no desenvolvimento ágil, que está mais orientado a responder às mudanças, entendo que definir fronteiras, ou saber onde não se quer chegar pode ser útil para manter o foco no que é importante.

No centro do quadro, Proposta de Valor Única foi rebatizado para Benefícios, mas mantém sua proposta de especificar o que o produto traz de bom aos seus interessados. O que cada parte interessada ganha ao término do projeto.

O quadrante Vantagem Competitiva não faz o menor sentido neste contexto sem competidores, e foi substituído por Objetivos. Preferencialmente específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais (SMART). As soluções propostas devem estar relacionadas para o atendimento destes objetivos.

Abaixo dos objetivos e substituindo Canais, que também não faz sentido fora do contexto de mercado, está o Métricas de Negócio. Seu objetivo é relacionar dados importantes para a construção do produto, como quantidade de usuários, dados ou transações realizadas, sempre da visão do negócio. Exemplo: Em um projeto de folha de pagamento, métricas podem ser: quantidade de funcionários; quantidade de dependentes; quantidade de alterações de dados/mês. Essas métricas podem indicar o quanto uma funcionalidade é utilizada, ou oferecer base para qualidade ou arquitetura.

O último quadrante da primeira linha, Segmentos de Clientes, deu lugar aos Interessados, chamados também de stakeholders. Aqui acredito que o termo esteja associado ao conceito do Guia PMBOK(r), em que devem ser relacionados não só clientes, mas pessoas afetadas, patrocinadores e etc.

Na linha de baixo, Estrutura de Custo foi mantida para que possam ser descritos eventuais custos que já podem ser previstos para o projeto, bem como a definição de necessidade de recursos ou pessoas.

E por último, o quadrante Fontes de Receita deu espaço à tríade: Premissas, Restrições e Riscos. Uma breve descrição daquilo que já se sabe no momento inicial do projeto, como restrições legais, por exemplo.

Estou disponibilizando o download da versão em PDF para que você possa utilizar em seus projetos. Se usar, não deixe de deixar um comentário com sua opinião para evoluirmos o artefato.

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Valor agregado (earned value) no MS Project

Valor agregado é uma técnica para medir objetivamente o desempenho do seu projeto, comparando o planejado e realizado dos custos, tempo e o valor agregado do projeto.

Entretanto, o objetivo deste artigo não é iniciar o leitor nos conceitos da técnica, mas sim demonstrar um guia passo-a-passo para que você possa fazer o acompanhamento do indicador de custo (CPI) utilizando o MS Project e atribuindo manualmente o andamento das atividades do projeto com recursos do tipo Trabalho.

1. Linha de base gerada, IDC zerado (projeto sem andamento)

Baseline Gerada
Baseline Gerada

Se você não é iniciado no Project e quer gerar a linha de base (ou apenas ganhar tempo):

2. Simulando o andamento do projeto pelos recursos.

Uma das formas de preencher o andamento do projeto pelos recursos, é a partir da visualização “Uso da Tarefa”, acessível através da aba “Exibição” e clicando no botão “Uso da Tarefa”:

Uso da Tarefa
Uso da Tarefa

Na visualização acima, vemos na tabela a direita as linhas de Trabalho (previsto) para cada atividade e recurso do projeto. Para realizarmos o andamento, clique com o botão direito na área direita, e seleciona a opção para incluir a linha “Trabalho Real”:

Incluir linha Trabalho real.
Incluir linha Trabalho real.

A partir de agora, para cada recurso na tarefa você terá duas linhas na área direita do Project, uma representando o Trabalho previsto pelo Project, e a segunda o trabalho real. É nesta linha, trabalho real, onde você deverá preencher o andamento conforme a realidade do projeto. Para haver impacto no indicador de custo, vamos preencher a “Atividade 1″ com três dias de execução com 8h, conforme abaixo:

Preenchendo o trabalho.
Preenchendo o trabalho.

Note que, devido à predecessão configurada para as tarefas, o próprio project já se encarregou de “empurrar” as atividades dependentes pra frente.

A partir deste momento, com andamento no projeto, nosso indicador já pode ser aferido. Volte para o Gráfico de Gantt, e o seu IDC já deve ter sido alterado para 0,67. Caso contrário, verifique a Data do Status, na aba “Projeto”. Certifique-se que a data de status é pelo menos 1 dia maior que a última data lançada, para que o Project possa calcular o indicador corretamente:

Data do Status
Data do Status

3. Encerrando tarefas com esforço real menor que o previsto

Quando definirmos que o Trabalho Real for maior ou igual ao previsto, o Project automaticamente irá marcar a tarefa com percentual 100% concluído. Entretanto, se o trabalho real for menor que o previsto, você precisará definir isso adequadamente para aferição do indicador.

No nosso exemplo, vamos supor que a “Atividade 2″, com previsão de trabalho de 32h, tenha consumido 24h. Deste modo, atribuímos o andamento na visão “Uso da Tarefa”. Adicione, na área esquerda do Project a coluna “Trabalho Restante”, que para esta tarefa deverá estar marcada com 8h (32 previsto – 24 realizado).

Para que a tarefa seja definida como concluída, preencha a tarefa zerando a coluna “Trabalho Restante”.

Trabalho realizado menor que previsto.
Trabalho realizado menor que previsto.

Voltando para o Gráfico de Gantt, poderemos ver o IDC já atualizado da Tarefa e a consolidação do projeto (novamente, caso não esteja vendo, verifique a “Data do Status”):

IDC das Atividades 1 e 2
IDC das Atividades 1 e 2

Espero ter ajudado e, em caso de dúvidas ou sugestões, use a caixa de comentários.

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Construção compartilhada de ideias

Compartilhe conhecimento realizando eventos internos

Bons profissionais estão sempre em busca de capacitação, com objetivo de melhorar continuamente. Mas é muito comum vermos as pessoas participando de eventos organizados fora de suas empresas, aumentando sua rede de contatos e compartilhando experiências.

Dentro deste contexto, me coloco a perguntar com bastante frequência qual a razão da maioria das equipes ou empresas não dedicarem parte do tempo na realização de eventos internos por seus profissionais . Se bem executados, os benefícios podem ser maiores do que o custo de realização do evento. Vou contar a experiência que tive com a organização de um evento deste.

A primeira coisa foi encontrar o modelo do evento, e existem diversas receitas de formatos (palestras, workshops, DOJO), mas um que sempre gostei e adotei para esta série de eventos internos foi o do TED. O dinamismo e a leveza das palestras curtas e foco em ideias ajudaram a minimizar o cansaço das pessoas depois do dia inteiro de trabalho.

Construção compartilhada de ideias
Outra medida importante foi restringir os palestrantes apenas aos integrantes da própria equipe. Fazer com que colegas de trabalho falem sobre ideias que possam auxiliar o dia-a-dia de todos permite o surgimento de uma relação de compartilhamento, respeito, consideração e até admiração dentro da equipe.

É verdade que, para isso, foi necessário um trabalho de convencimento com diversas pessoas até que algumas aceitassem o desafio de expor um tema durante 20 minutos para diversos colegas, mas com o tempo as pessoas foram se interessando naturalmente em realizar sua apresentação.

Para ajudar nisso, foi criada uma lista de assuntos sugeridos, em que as pessoas podiam votar nos mais interessantes, criando não só um caminho para a organização dos eventos, como também auxiliando na procura por interessados em ministrar sobre cada assunto sugerido.

Como resultado de ter organizado esse trabalho, fiquei bastante orgulhoso dos feedbacks que recebi das pessoas, e muito feliz por ter contribuído para a melhoria do ambiente organizacional e das pessoas. Fiquei ainda mais satisfeito quando, mesmo após a minha saída desta empresa, terem me informado que outros eventos estão sendo realizados por estas pessoas. Considero esta mais uma semente que foi plantada.

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