Documento/Canvas de Visão de projeto

O Lean Canvas é um artefato com origem no Business Model Canvas, e nasceu com o propósito de orientar a criação evolutiva de um produto para um segmento de mercado no contexto de startups enxutas (lean). Com um método particular para preenchimento desenvolvido por Ash Maurya, o artefato facilita o preenchimento, conectando cada quadrante e estimulando o surgimento de ideias, em que obtive ótimos resultados através de dinâmicas em grupo (brainstorming).

O problema é que em determinados contextos, como desenvolvimento de softwares internos dentro de uma empresa, as informações relacionadas a “segmento de mercado” perdem relevância, e acabam por inviabilizar o uso.

Com o objetivo de beneficiar-me dos benefícios do Canvas, surgiu então a ideia de adaptar os quadrantes do Lean Canvas para formular um Documento de Visão dentro deste formato.

O documento de visão do projeto nasceu ainda na análise estruturada de software, para fornecer uma visão inicial do projeto do sistema a ser construído e orientar todos os envolvidos a trabalhar para um mesmo fim. Para os mais familiarizados com o Guia PMBOK(r), seu equivalente em projetos seria o Termo de Abertura, que também orienta a execução.

E assim nasceu uma primeira versão do “Canvas de Visão do Projeto”:

Project Vision Canvas

Os quadrantes Problemas e Soluções foram mantidos. Afinal, todo software pretende resolver algum problema. :)

O quadrante Métricas Chave cedeu espaço nesta versão inicial para o Não escopo. Apesar de não ser um conceito muito utilizado no desenvolvimento ágil, que está mais orientado a responder às mudanças, entendo que definir fronteiras, ou saber onde não se quer chegar pode ser útil para manter o foco no que é importante.

No centro do quadro, Proposta de Valor Única foi rebatizado para Benefícios, mas mantém sua proposta de especificar o que o produto traz de bom aos seus interessados. O que cada parte interessada ganha ao término do projeto.

O quadrante Vantagem Competitiva não faz o menor sentido neste contexto sem competidores, e foi substituído por Objetivos. Preferencialmente específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais (SMART). As soluções propostas devem estar relacionadas para o atendimento destes objetivos.

Abaixo dos objetivos e substituindo Canais, que também não faz sentido fora do contexto de mercado, está o Métricas de Negócio. Seu objetivo é relacionar dados importantes para a construção do produto, como quantidade de usuários, dados ou transações realizadas, sempre da visão do negócio. Exemplo: Em um projeto de folha de pagamento, métricas podem ser: quantidade de funcionários; quantidade de dependentes; quantidade de alterações de dados/mês. Essas métricas podem indicar o quanto uma funcionalidade é utilizada, ou oferecer base para qualidade ou arquitetura.

O último quadrante da primeira linha, Segmentos de Clientes, deu lugar aos Interessados, chamados também de stakeholders. Aqui acredito que o termo esteja associado ao conceito do Guia PMBOK(r), em que devem ser relacionados não só clientes, mas pessoas afetadas, patrocinadores e etc.

Na linha de baixo, Estrutura de Custo foi mantida para que possam ser descritos eventuais custos que já podem ser previstos para o projeto, bem como a definição de necessidade de recursos ou pessoas.

E por último, o quadrante Fontes de Receita deu espaço à tríade: Premissas, Restrições e Riscos. Uma breve descrição daquilo que já se sabe no momento inicial do projeto, como restrições legais, por exemplo.

Estou disponibilizando o download da versão em PDF para que você possa utilizar em seus projetos. Se usar, não deixe de deixar um comentário com sua opinião para evoluirmos o artefato.

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Valor agregado (earned value) no MS Project

Valor agregado é uma técnica para medir objetivamente o desempenho do seu projeto, comparando o planejado e realizado dos custos, tempo e o valor agregado do projeto.

Entretanto, o objetivo deste artigo não é iniciar o leitor nos conceitos da técnica, mas sim demonstrar um guia passo-a-passo para que você possa fazer o acompanhamento do indicador de custo (CPI) utilizando o MS Project e atribuindo manualmente o andamento das atividades do projeto com recursos do tipo Trabalho.

1. Linha de base gerada, IDC zerado (projeto sem andamento)

Baseline Gerada
Baseline Gerada

Se você não é iniciado no Project e quer gerar a linha de base (ou apenas ganhar tempo):

2. Simulando o andamento do projeto pelos recursos.

Uma das formas de preencher o andamento do projeto pelos recursos, é a partir da visualização “Uso da Tarefa”, acessível através da aba “Exibição” e clicando no botão “Uso da Tarefa”:

Uso da Tarefa
Uso da Tarefa

Na visualização acima, vemos na tabela a direita as linhas de Trabalho (previsto) para cada atividade e recurso do projeto. Para realizarmos o andamento, clique com o botão direito na área direita, e seleciona a opção para incluir a linha “Trabalho Real”:

Incluir linha Trabalho real.
Incluir linha Trabalho real.

A partir de agora, para cada recurso na tarefa você terá duas linhas na área direita do Project, uma representando o Trabalho previsto pelo Project, e a segunda o trabalho real. É nesta linha, trabalho real, onde você deverá preencher o andamento conforme a realidade do projeto. Para haver impacto no indicador de custo, vamos preencher a “Atividade 1″ com três dias de execução com 8h, conforme abaixo:

Preenchendo o trabalho.
Preenchendo o trabalho.

Note que, devido à predecessão configurada para as tarefas, o próprio project já se encarregou de “empurrar” as atividades dependentes pra frente.

A partir deste momento, com andamento no projeto, nosso indicador já pode ser aferido. Volte para o Gráfico de Gantt, e o seu IDC já deve ter sido alterado para 0,67. Caso contrário, verifique a Data do Status, na aba “Projeto”. Certifique-se que a data de status é pelo menos 1 dia maior que a última data lançada, para que o Project possa calcular o indicador corretamente:

Data do Status
Data do Status

3. Encerrando tarefas com esforço real menor que o previsto

Quando definirmos que o Trabalho Real for maior ou igual ao previsto, o Project automaticamente irá marcar a tarefa com percentual 100% concluído. Entretanto, se o trabalho real for menor que o previsto, você precisará definir isso adequadamente para aferição do indicador.

No nosso exemplo, vamos supor que a “Atividade 2″, com previsão de trabalho de 32h, tenha consumido 24h. Deste modo, atribuímos o andamento na visão “Uso da Tarefa”. Adicione, na área esquerda do Project a coluna “Trabalho Restante”, que para esta tarefa deverá estar marcada com 8h (32 previsto – 24 realizado).

Para que a tarefa seja definida como concluída, preencha a tarefa zerando a coluna “Trabalho Restante”.

Trabalho realizado menor que previsto.
Trabalho realizado menor que previsto.

Voltando para o Gráfico de Gantt, poderemos ver o IDC já atualizado da Tarefa e a consolidação do projeto (novamente, caso não esteja vendo, verifique a “Data do Status”):

IDC das Atividades 1 e 2
IDC das Atividades 1 e 2

Espero ter ajudado e, em caso de dúvidas ou sugestões, use a caixa de comentários.

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Construção compartilhada de ideias

Compartilhe conhecimento realizando eventos internos

Bons profissionais estão sempre em busca de capacitação, com objetivo de melhorar continuamente. Mas é muito comum vermos as pessoas participando de eventos organizados fora de suas empresas, aumentando sua rede de contatos e compartilhando experiências.

Dentro deste contexto, me coloco a perguntar com bastante frequência qual a razão da maioria das equipes ou empresas não dedicarem parte do tempo na realização de eventos internos por seus profissionais . Se bem executados, os benefícios podem ser maiores do que o custo de realização do evento. Vou contar a experiência que tive com a organização de um evento deste.

A primeira coisa foi encontrar o modelo do evento, e existem diversas receitas de formatos (palestras, workshops, DOJO), mas um que sempre gostei e adotei para esta série de eventos internos foi o do TED. O dinamismo e a leveza das palestras curtas e foco em ideias ajudaram a minimizar o cansaço das pessoas depois do dia inteiro de trabalho.

Construção compartilhada de ideias
Outra medida importante foi restringir os palestrantes apenas aos integrantes da própria equipe. Fazer com que colegas de trabalho falem sobre ideias que possam auxiliar o dia-a-dia de todos permite o surgimento de uma relação de compartilhamento, respeito, consideração e até admiração dentro da equipe.

É verdade que, para isso, foi necessário um trabalho de convencimento com diversas pessoas até que algumas aceitassem o desafio de expor um tema durante 20 minutos para diversos colegas, mas com o tempo as pessoas foram se interessando naturalmente em realizar sua apresentação.

Para ajudar nisso, foi criada uma lista de assuntos sugeridos, em que as pessoas podiam votar nos mais interessantes, criando não só um caminho para a organização dos eventos, como também auxiliando na procura por interessados em ministrar sobre cada assunto sugerido.

Como resultado de ter organizado esse trabalho, fiquei bastante orgulhoso dos feedbacks que recebi das pessoas, e muito feliz por ter contribuído para a melhoria do ambiente organizacional e das pessoas. Fiquei ainda mais satisfeito quando, mesmo após a minha saída desta empresa, terem me informado que outros eventos estão sendo realizados por estas pessoas. Considero esta mais uma semente que foi plantada.

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A diferença entre se preocupar e se importar

Pra contextualizar, uma breve estória: Quando fui iniciado no gerenciamento de projetos/supervisão de equipes, senti fortemente o peso da responsabilidade nos meus ombros. Apoiar a equipe, atender os clientes e contribuir para as metas da empresa, tudo isso me deixava completamente imerso em uma tensão constante, não só durante o horário de trabalho, mas fora dele: Pensava nos problemas durante o trânsito pra casa, no banho, na janta e o sono não era mais o mesmo. Felizmente tive um excelente mentor que percebeu minha reação diante daquela situação e me fez enxergar a diferença entre se preocupar e se importar.

Hoje quando eu falo que não me preocupo para meus colegas de trabalho, acredito que eles tenham um entendimento distorcido de que na verdade eu não me importo, surgiu daí a motivação deste artigo.

Se você está passando ou já passou por essa experiência de assumir uma grande responsabilidade, pode ter sentido a mesma tensão que senti naquele período, em que seus compromissos tomam de assalto os seus pensamentos e lhe impedem de toma-los de volta, consumindo gradativamente suas energias até provavelmente consequências mais graves como crises de estresse, estafa mental e etc.

Todas essas sensações são consequências da enorme preocupação que criamos em torno daquela responsabilidade. O dicionário nos ajuda a entender melhor este conceito:

preocupação
(latim praeoccupatio, -onis, ocupação prévia)
s. f.
1. Estado de um espírito ocupado por uma ideia fixa a ponto de não prestar atenção a nada mais.
2. Inquietação.
3. Desassossego.
4. Pressentimento triste.
Fonte: Dicionário Priberam da Língua Portuguesa

Viver preocupado, significa viver inquieto, desassossegado, em um estado de espírito que não nos deixa prestar atenção em outras coisas, não nos permite analisar as situações sob outros pontos de vista, com tranquilidade para resolver os problemas de maneira assertiva. Eu estava preocupado e isso não estava me fazendo bem: limitava meu aprendizado com todo aquele conjunto de novas experiências; e afetava também a minha saúde, com um sono de péssima qualidade e a incapacidade de ter bons momentos de relaxamento.

Foi então que meu mentor, não exatamente com estas palavras, me disse que eu deveria deixar as preocupações de lado, e entender que não se preocupar não significa necessariamente não dar importância às minhas atividades e/ou responsabilidades. Novamente usaremos o dicionário para clarear as ideias:

importar
v. pron.
8. Ligar importância; fazer caso.
v. tr.
9. Ser importante; ter importância. (verbo impessoal)
10. Ser útil.
11. Convir.
12. Competir.
Fonte: Dicionário Priberam da Língua Portuguesa

Dar a devida importância, fazer caso, é saber que aquilo precisa ser feito de acordo com as necessidades dos interessados, referente a qualidade ou prazo, dentre outros.

Entretanto, é preciso ter a clareza de que, conforme descrito no Guia PMBOK®, devemos fazer o balanceamento destas necessidades para alinharmos as expectativas das diferentes partes interessadas naquele determinado trabalho. E assim conseguir desvincular a importância que damos as tarefas, da preocupação que ela nos causa.

Isolando bem estes conceitos da preocupação que nos causa a importância que damos às atividades, conseguimos continuar sendo profissionais de excelência, executando de maneira responsável e saudável nossas atividades do dia-a-dia. Podemos estar envolvidos em grandes desafios profissionais, e dar a devida atenção a isso, mas não devemos nos permitir entrar em um estado de espírito que nos impeça de ter uma visão ampla do sistema (de pensamento sistêmico) envolvido na questão, muito menos relaxar, praticar nossas atividades de lazer e sociabilização.

E você, anda preocupado?

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semeando

Reflexão: Qual o nosso legado?

Em um de meus pensamentos recentes, refleti sobre minha evolução profissional e as mudanças que ocorreram durante todo esse tempo. Começando pelo estágio em que trabalhei como digitador, passei a técnico de informática, “web master” (isso era moda na época, rs), desenvolvedor, analista (junior, pleno e senior), supervisor da equipe, gerente de projetos e consultor nas horas vagas.

Refleti sobre como cada etapa moldou o profissional que sou hoje, o que aprendi e o que preciso aprender, o princípio de uma matriz SWOT (sem o OT) para analisar minha posição e auxiliar com meu marketing pessoal.

Mas logo me veio um questionamento: Será que esse é o ponto de vista mais assertivo? Foi então que eu pensei na inversão do ponto de vista, e ao invés de pensar em como as empresas moldaram meu trabalho e aquilo em que me transformei, fiz uma retrospectiva daquilo que eu moldei nas instituições e projetos que passei. Em resumo: Qual era o meu legado em cada uma delas?

Costumamos ouvir muito o termo “legado” quando nos referimos à gigantes como Steve Jobs, Isaac Newton ou Albert Einstein dentre tantos outros que mudaram o mundo. Mas não termos atingido a capacidade de mudar o mundo todo, ainda, não significa que não temos a capacidade de mudar o que está à nossa volta.

Em uma entrevista, além do entrevistador querer saber quem está contratando, precisa saber se aquela pessoa que irá se integrar ao time irá agregar valor ao ambiente de trabalho, e como ele irá fazer isso.

Então que tal refletir também? Responda, para si mesmo, esta pergunta, uma vez para cada projeto ou empresa que você passou: Quais foram as minhas contribuições para a melhoria do trabalho?

Com esta resposta em mente, use isso a seu favor, use este legado para o seu marketing pessoal, use-o para prosseguir em busca do Kaizen. Caso você mesmo não consiga identificar o seu legado, é hora de começar a construir um. ;)

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